Il booking engine è diventato ormai uno strumento indispensabile per ogni struttura ricettiva.
Le persone si stanno abituando sempre di più alla prenotazione on-line, grazie alle numerose opportunità che si presentano loro, anche tramite portali, OTA ed intermediari.
Inoltre, la pandemia ha abbassato ulteriormente il muro di diffidenza di tanti circa l’effettuare acquisti sul web.
Un buon sistema di booking vi consentirà di gestire in modo efficiente le prenotazioni on-line che riceverete.
Potrete automatizzare gran parte dei processi di prenotazione e potrete anche ridurre il rischio di errori che possono accadere ricevendo telefonate o e-mail, in quanto gestite manualmente.
Ci sono tantissimi sistemi di booking engine a disposizione degli albergatori. E non è facile destreggiarsi all’interno di una offerta molto ampia e con così tante variabili.
Tuttavia, si tratta di una scelta importantissima, perché da questa dipenderà gran parte del revenue che la vostra struttura otterrà in futuro.
Proprio per questo motivo, in questo articolo proviamo ad aiutarvi, elencandovi alcuni aspetti e funzioni che dovrete considerare nel momento in cui sceglierete il vostro sistema di booking engine.
1) Facilità di lettura ed utilizzo
Un buon booking deve avere un’interfaccia user-friendly, che aiuti sia i viaggiatori che il personale.
Deve avere un sistema facile da leggere ed interpretare, sia nella parte di configurazione che userete voi, sia per le persone che lo navigheranno on-line.
Deve fornire una visualizzazione chiara del calendario e dei pulsanti, che renderanno più semplice il processo di prenotazione.
Assicuratevi che il booking possa essere incorporato nel vostro sito web, in modo che le persone possano effettuare le loro ricerche di disponibilità in qualsiasi pagina stiano navigando.
Inoltre, deve consentirvi di diffondere al meglio la vostra comunicazione circa i vantaggi dalla prenotazione diretta, oltre che mostrare calendari con date alternative ed offerte speciali.
2) Mobile
Così come il vostro sito deve essere ottimizzato per la navigazione da smartphone, allo stesso modo è necessario che anche il booking lo sia.
Non solo dev’essere facile da navigare, ma deve sfruttare le caratteristiche peculiari di chi naviga dal proprio cellulare, per far sì che l’esperienza utente sia perfetta e senza attriti. In modo da non perdere prenotazioni proprio a pochi passi dalla loro conferma.
3) Collegamento con Google Analytics
Potrebbe sembrare un aspetto secondario, ma non lo è affatto.
Google Analytics è di gran lunga il sistema di analitica più usato al mondo. Ed è necessario che il booking engine possa interfacciarsi e collegarsi correttamente con esso, tracciando fonti di traffico e revenue delle prenotazioni ricevute.
Solamente in questo modo potrete fare un’analisi approfondita sul rendimento delle attività di web marketing e dei relativi investimenti pubblicitari, come Google Ads, Facebook Ads, portali e così via.
4) Automatizzazioni
L’automazione della comunicazione è una funzionalità importante per ogni booking che si rispetti.
Dopo aver prenotato una camera, le persone si aspettano un’e-mail di conferma dettagliata, ma non solo.
Un sistema di automazione ben studiato vi darà la possibilità di personalizzare le vostre e-mail e di conseguenza la vostra comunicazione.
In questo modo, ogni messaggio sarà in linea con l’immagine e con il tono di voce dell’hotel.
Ad esempio, potreste fornire suggerimenti per i viaggi, informazioni sul check-in e sulle norme da rispettare.
Tutte queste e-mail dovrebbero essere personalizzabili in formato HTML e pianificabili in base alle date di arrivo e partenza degli ospiti.
5) Collegamento con sistemi gestionali, Channel Manager e comparatori
Un booking engine non è performante se non adeguatamente supportato ed interfacciato.
Assicuratevi che si possa collegare senza difficoltà con i vari gestionali alberghieri presenti sul mercato, con i Channel Manager più diffusi e con i migliori comparatori di prezzo.
6) Adattabilità alle peculiarità della struttura
Il booking engine scelto deve modellarsi al meglio sulle tariffe e sulle caratteristiche della vostra struttura ricettiva.
Ad esempio, ci sono sistemi nati principalmente per i campeggi, altri per le case vacanze e così via.
Inoltre, cercate un software che vi permetta una certa flessibilità in fase di gestione, senza complicarvi troppo la vita quando lo configurate e quando dovete gestire, tariffe, disponibilità, camere, ecc.
7) Reportistica ed analisi dei dati
Nel mondo del marketing odierno i dati sono un vero e proprio tesoro.
Ovviamente, occorre saperli interpretare. Ma già avere un sistema in grado di restituirvi molte informazioni utili, magari impostate in modo che esse siano intuitive da interpretare, sarebbe un bel passo avanti.
Cercate un booking engine che abbia al suo interno una o più dashboard contenenti report pertinenti ed interessanti per voi: provenienza delle prenotazioni, booking window, camere più cercate e prenotate, periodi di check-in e così via.
8) Traduzioni e valute
Può sembrare una banalità, ma il vostro booking dovrebbe consentire agli ospiti di effettuare prenotazioni con la lingua e la valuta che loro prediligono.
Contestualmente, chi effettua una prenotazione in una determinata lingua dovrebbe anche ricevere e-mail e messaggi di conferma nello stesso idioma. Questa semplice funzionalità può migliorare notevolmente l’esperienza degli utenti, aumentando di conseguenza le prenotazioni ricevute da tutto il mondo.
9) Offerte speciali, codici promozionali e last minute
Una strategia sempre valida per aumentare le entrate in determinate situazioni e periodi dell’anno è quella di offrire sconti esclusivi o codici promozionali ai clienti.
Un software di booking engine completo dovrebbe darvi la possibilità di creare codici promozionali. Oltre all’offrire sconti diretti, dovreste anche essere in grado di personalizzare le promozioni in base a quando è stata effettuata la prenotazione, se il cliente è un ospite ricorrente, se si tratta di una prenotazione business, oppure in base alla stagionalità, festività, eventi, last minute, ecc.
10) Supporto tecnico
Un aspetto meno tecnico degli altri, ma non per questo meno importante.
Il settore dell’ospitalità non dorme mai e possono verificarsi problemi con il software in qualsiasi momento. Assicurati che il vostro fornitore offra un customer care veloce ed efficiente.
Se non siete sicuri, chiedete a qualche collega che ha già avuto esperienze in passato. Cercate un booking engine in grado di darvi supporto tecnico con soluzione di eventuali problemi rapidamente ed in qualsiasi momento.
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